#28: SPAM: 3 typy e-mailů, které Vás brzdí v práci i v životě

Můj podcast můžete poslouchat i zde:


Věděli jste, že až 84 % naší denní dávky e-mailů je SPAM? Nevěříte? Věřte. V dnešním podcastu Vám předvedu módní přehlídku těch nejbídnějších a nejpodlejších spamů ve Vaší schránce, do kterých – a to se vsadím – byste nikdy neřekli, že se jedná o SPAM! Dnes to bude vášnivé, dnes to bude na dřeň, dnes Vás donutím k velkým změnám, které Vám umožní o 100 % lépe hospodařit s časem. Čeká nás až morbidní masakr motorovou pilou ve Vašich e-mailech!

O mluveném spamu a jak jej okamžitě rozpoznat a nezatěžovat se jím, abyste mohli v práci skončit třeba o hodinu dříve, jsme se bavili v podcastu č. 27 s názvem Jak něco vysvětlit, aby to fakt každý pochopil?! (2/2). Umění tzv. separace mluveného spamu už určitě ovládáte, a jestli ne, tak Vám ze srdce doporučuji právě zmíněný podcast nebo článek k němu.

A teď k tomu písemnému spamu. Schválně, teď hned si otevřete e-mail a podívejte se, kolik tam máte nepřečtených zpráv. Desítky? Stovky? Tisíce? Také jsem to tak měla. Nyní mám nulu. Fakt – nulu. Vše je roztříděno a do e-mailu mi padá jen to absolutně podstatné. A po poslechnutí tohoto podcastu to budete mít také tak. Co Vám tedy nevinně „balastuje“ schránku?

1. NEWSLETTERY & E-MAILOVÉ LETÁKY Z OBCHODŮ
Tedy, abychom to uvedli na pravou míru, všechny newslettery… Kromě těch mých úterních, samozřejmě, ty jsou super! 😊 Mimochodem, už jste přihlášení? Jestli ne, tak nevíte, o co přicházíte. Zadejte e-mail zde na www.petrabouskova.cz a přesvědčte se sami, že tohle prostě potřebujete. No, ale zpět, teď jsem se rozvášnila úplně jiným směrem, než jsem chtěla. 😊 Zamyslete se: Na kolika webech a u kolika lidí jste přihlášeni k odběru newsletterů? Kolik newsletterů Vám týdně pípne ve schránce?

A co e-mailové letáky z obchodů, kde jste v poslední době něco koupili? Já byla donedávna terčem Tescomy, Rohlíku a Kosmase. A teď se fakt sebekriticky pošťourejte ve svém svědomí – čtete to? Fakt to všechno poctivě čtete? Doopravdy ty dané informace z obchodů NUTNĚ potřebujete dostávat na PRAVIDELNÉ BÁZI?

NE? Tak proč se neodhlásíte? Já Vám řeknu proč. Bojíte se, že když se natrvalo odhlásíte, tak Vám třeba něco unikne. Jedná se syndrom FOMO (fear of missing out) – strach, že když u něčeho nebudete, tak o něco přijdete. Na tom je založený např. celý Clubhouse nebo všechny sociální sítě. Na FOMO téma doporučuji článek a podcast zde na Improoviu od Lukáše Edera: Jak být pánem technologie a nestat se závislákem.

Zkuste metodu štěně na zkoušku. Je to celkem podlá, ale bezvadně fungující marketingová metoda, kterou můžete aplikovat kdykoliv, když máte z něčeho strach. Terminus technicus „štěně na zkoušku“ se dá snadno vysvětlit na následující situaci: Přijdete do obchodu se štěňaty, jedno si vyhlédnete a váháte, nevíte, máte si ho koupit, nemáte… A teď namísto toho, aby k Vám prodavač přistoupil a s fatálním, pohřebním výrazem ve tváři Vám začal vykládat: „Je Vám ale jasné, že když si ho koupíte, tak Vaše dovolené už nikdy nebudou stejné, nebo respektive vůbec žádné nebudou? Jste připraven na to, že jej budete muset pravidelně každé ráno a večer venčit, jinak Vám počůrá celý byt? A víte, kolik stojí takové kvalitní žrádlo pro toho rošťáka? A to ani nemluvím o návštěvách veteriny! Jste si tedy 100% jistý, že chcete tuto životní změnu teď podstoupit?“
Tak místo toho všeho se na Vás usměje a s takovou nezávaznou lehkostí Vám řekne: „Zkuste si jej zdarma na 14 dní, když to nebude ten pravý parťák do života, můžete ho klidně nezávazně vrátit.
A hele! To zní už daleko lépe! Jasně, beru! A věřte mi, 99,9 % lidí štěně nikdy nevrátí.

Jak to aplikovat na sebe v naší spamové situaci? Odhlaste se úplně ze všeho na 2 týdny, ze všech newsletterů (ehm, kromě těch mých) a ze všech obchodních letáků a dalších „ptákovin“. Po 2 týdnech se na moment zastavte a zamyslete se, co Vám doopravdy chybí? Opakuji, co Vám DOOPRAVDY chybí? Jestli je to Tescoma a prostě nutně potřebujete vědět, jestli náhodou není zlevněná chňapka, palička na maso nebo solnička a pepřenka, tak se tam přihlaste zpět. Když Vám to chybí, není to spam.
Vsadím ale boty, že Vám toho moc chybět nebude… Prubněte to sami. Vyzkoušejte ŠTĚNĚ NA ZKOUŠKU.

2. E-MAILY O PRDU (můj pracovní název)
Kolegové se Vás zeptají, jak se máte, co víkend, jak zvládáte koronu, lockdown, nekonečný home office. Nebo Vám klienti děkují za pomoc či službu. Nebo na Vás sem tam blikne notifikace, že někdo někde připsal komentář nebo změnil dokument. Kroutíte hlavou, že tohle není přece žádný spam, ale normální e-mailová komunikace?

Což mi připomíná jednoho zcela vytřeštěného a pobouřeného klienta na Lumina Learning, když jsme probírali jeho povahové vlastnosti způsobující totální neproduktivitu v práci a on začínal být hysterický: „Vždyť je to slušnost, Peťo! Já na to přece musím nějak adekvátně reagovat. Prostě pokecáme po e-mailu, to je normální, ne? To dělá každý!“
NE, NENÍ TO NORMÁLNÍ, a NE, PRODUKTIVNÍ LIDI TO NEDĚLAJÍ!

Zeptejte se sami sebe: Chcete žít, nebo psát e-maily?
E-maily mají být nástrojem řešení pracovních záležitostí, problémů a věcí, které potřebujete mít černé na bílém. Účel e-mailů není si pokecat!

Co dělat s notifikacemi:
Všechny nedůležité notifikace vypněte nebo si nastavte v e-mailu pravidlo, že e-maily, které mají v titulku slova např. zmínil/a, komentář, odpověděl/a atd., Vám automaticky spadnou do složky Notifikace a tuto složku jednou za den/týden otevřete a přečtěte si NÁRAZOVĚ! To je klíč k efektivitě. Bojíte se? Zkuste zase „štěně na zkoušku“, dělejte to tak 14 dní a uvidíte, jak moc se Vám zrychlila práce.

Co dělat s otázkami a odpověďmi o ničem:
Co tedy odepsat na otázku: Jak bylo o víkendu? Krátce napište, jak jste se měli, omluvte se, že máte nabitý den, a na nic se zpátky neptejte! Ani žádné „Doufám, že u Tebe taky všechno v pohodě“. Ne, ne, ne. Pokecejte nad kafčem v kuchyňce nebo na obědě, ne v e-mailu. Už jste si také všimli, že čím jsou lidi efektivnější a úspěšnější, tím kratší e-maily Vám píšou?

3. EMAILOVÉ DOHADOVÁNÍ TERMÍNU
Schválně, zní Vám to povědomě?
První e-mail: „Anežko, navrhuji termín schůzky tento pátek ve 14:00. Můžeš?“
Druhý e-mail – odpověď od Anežky: „Peti, nedá se mi, promiň. Máš nějaké jiné možnosti?“
Třetí e-mail: „Hele, tak ještě následující úterý v 10:00 mám volno.“
Čtvrtý e-mail: „To jsem celý den v terénu, promiň.“ A tak dále a tak dále.

Moc, moc Vás prosím, osvojte si umění ZAVOLAT SI A OKAMŽITĚ DOMLUVTE TERMÍN nebo písemnou taktiku – POKUD JO, tak… A POKUD NE, tak…
Podívejme se ještě jednou na předešlou diskuzi.
Když bych prostě zvedla telefon a přilepila Anežku ke kalendáři, tak během minuty máme termín a hotovo. Za mě je telefon vždycky rychlejší, i když teď jsem přišla s novou vychytávkou a veškeré dohadování termínů jsem svěřila své asistentce Marcelce. To je bájo, lidi, to je bájo! Nejlepší počin měsíce. Druhá možnost byla písemná výhybka, taktika – POKUD JO, tak… A POKUD NE, tak…

Jak by vypadal první e-mail? „Anežko, navrhuji termín schůzky v pátek ve 14:00, pak v pondělí v 10:00 nebo v úterý zase ve 14:00. Pokud zvolíš jeden z termínů, moc prosím, sama rovnou pošli pozvánku nám oběma do kalendáře s odkazem na ZOOM. Pokud nevyhovuje ani jeden z navrhovaných časů, pošli mi, prosím, obratem dnes do 16:00 Tvé 3 nové návrhy termínů a já udělám maximum pro to, abych si vybrala. V tom případě zašlu pozvánku do kalendáře sama. Díky moc!

Já vím, je to delší, ale je to jasné. Ušetřila jsem si minimálně další 4 vyrušení pinkáním si těchto pitomých e-mailů. Hotovo!

Tedy vždy lidem jasně specifikujte, co mají udělat. Pokud ANO, souhlasí s Vaším návrhem, a zároveň pokud NE, nesouhlasí s Vaším návrhem. Je to vážně geniální technika, vyzkoušejte!

Zajímá mě, co funguje Vám? Máte ještě nějaké další písemné spamy, které Vám otravují život a brzdí Vás od práce? Jak s nimi zápasíte? Jak s nimi nakládáte? Nebo mi jen dejte vědět, kolik Vám denně přijde e-mailů a kolik jich reálně denně zvládnete odbavit. Kolik z nich je urgentních a kolik je důležitých? Těším se na všechny Vaše zprávičky, protože v tomhle tématu rozhodně nejste sami.

Znáte někoho, komu by tyto články a podcasty mohly pomoci? Kdo by v nich našel inspiraci?
Sdílejte je, prosím, se svými kolegy, přáteli, s rodinou. Zároveň budu ze srdce vděčná za reakce, jak se Vám dnešní podcast líbil, jakou jednu větu nebo myšlenku si odnášíte právě a zrovna Vy.

Jestli ještě nejsme v kontaktu, tak si mě určitě najděte na jakékoliv síti, kterou používáte, LinkedInFacebookInstagram, kde denně sdílím inspiraci a kousek sebe. Mrkněte také na můj web www.petrabouskova.cz.

VAŠE ÚTERNÍ DÁVKA INSPIRACE:

Prezentační newslettery

Těším se příště, hvězdy!